Al ingresar ya sea en la versión web o complemento de Outlook, se abrirá una sección en donde aparecerán 2 botones “Iniciar sesión” y “Registrar mi empresa”.
Darás clic en el botón “Registrar mi empresa” en donde llenarás datos cómo: Nombre comercial, razón social, datos de facturación de las empresas/razones sociales que darás de alta y para guardar cualquier cambio da clic en “Agregar empresa”.
Al haber ingresado, te aparecerán todos los menús de rablo desde “Menú de empleado” (si quieres ver cómo funciona el menú de empleado da clic aquí), “Menú de administrador” (si quieres ver cómo funciona el menú de administrador da clic aquí), y el “Menú de desarrollador” con todos los apartados y funcionalidades que serán los siguientes:
1. Desarrolladores
En este apartado podrás dar acceso a los empleados de tu empresa que tendrán los mismos módulos y accesos que tú.
Al ingresar y dar clic en “Agregar desarrollador”llenarás datos del empleado que tendrá accesos de desarrollador, para guardar cualquier cambio da clic en “Agregar desarrollador”.
2.Empresas
En este apartado podrás dar de alta a las empresas/razones sociales con las que serás desarrollador.
Al ingresar y dar clic en “Registrar empresa” llenarás datos cómo: Nombre comercial, razón social, datos de facturación de las empresas/razones sociales que darás de alta y para guardar cualquier cambio da clic en “Agregar empresa.
3.Importar
En este apartado podrás cargar la lista completa de empleados que existan en tus empresas/razones sociales a través de una plantilla en Excel que descargarás con los datos necesarios por llenar.
Importante: Utiliza esta plantilla para asegurar que la importación se haga de manera adecuada en el sistema.
Si deseas hacer de manera manual el alta de cada empleado y puesto, puedes ver los siguientes apartados.
4.Puestos
En este apartado podrás nombrar los puestos que actualmente tengas en las empresas/razones sociales en la cuales seas desarrollador.
Al ingresar en este apartado, da clic en agregar puesto, al dar clic llenarás el “1. Nombre del puesto” que quieras dar de alta y para guardar cualquier cambio da clic en “Agregar puesto”.
Aparecerá cada puesto en forma de lista ordenado alfabéticamente y podrás dar clic en el puesto para modificarlo o borrarlo.
5.Grupos
En este apartado podrás agrupar a tus empleados en grupos para que puedas designar de una manera más rápida que formatos de autorización pueden solicitar o autorizar a la hora que crees o elijas un formulario de autorización.
Al ingresar en este apartado, da clic en “Agregar grupo”, al dar clic deberás llenar los recuadros de “1. Nombre del grupo” y 2. “Descripción” que trata de definir que autoriza cada grupo si así lo prefieres, para guardar cualquier cambio da clic en “Agregar grupo”.
Aparecerá cada grupo en forma de lista ordenada alfabéticamente y podrás dar clic en el grupo para modificar el nombre y descripción o borrar el grupo.
Importante: Todos los empleados que sean agregados por medio del módulo de carga masiva se integrarán al grupo "Todos los colaboradores". Empleados registrados previamente que no se encuentren en el archivo, serán dados de baja.
6.Empleados
En este apartado podrás dar de alta o de baja a cada uno de los empleados con sus respectivos datos, además de colocarlo en el grupo que quieres que se integre o identifique cada empleado.
Al ingresar, podrás llenar los mismos campos que se muestran en la plantilla de descarga en el apartado de “3. Importar”, para guardar cualquier cambio da clic en “Agregar empleado”.
Aparecerá cada empleado en forma de lista ordenada alfabéticamente y podrás dar clic en el empleado para modificarlo o eliminarlo.
7.Formatos de autorización
En este apartado podrás crear plantillas de formatos autorización desde 0 o elegir una plantilla de algún proceso de solicitud de autorización pre-cargado y personalizarlo.
7.1 Iniciar en Blanco
Si eliges iniciar “En blanco” deberás de configurar los siguientes pasos:
1.Información General
En este paso pondrás la información general y breve de la plantilla de autorización que deseas crear. Es importante saber que si quieres guardar cualquier cambio dentro del formato deberás de dar clic en “Agregar formato” en la parte inferior.
1.1 Nombre del formato de autorización
En este apartado pondrás el nombre con el que se identificará el formato de autorización.
1.2 Descripción para el empleado
En este apartado podrás describir lo más importante del formato de autorización para que pueda ser identificado por el empleado y le aparecerá al momento de pasar el cursor por encima del nombre del formato de autorización en el módulo de usuario.
En la parte de abajo, podrás seleccionar si quieres que este formato de autorización sea visible o invisible para tus empleados, es decir, puedes configurar tu formato y guardar los cambios sin que aún se muestre a tus empleados.
2.Campos del formulario
En este paso podrás agregar los campos que desees que el solicitante llene en el formato de autorización y está conformado de la siguiente manera:
2.1 Nombre del campo
En este apartado pondrás el nombre con el que identificará él empleado el campo dentro del formato de autorización.
2.2 Agregar campo
En este paso podrás elegir tipos de campos desde texto corto, texto largo, fecha, liga URL, y muchos más. Al terminar podrás dar clic en “Agregar campo” para guardar.
A demás podrás decidir en qué orden se muestre con las flechas (arriba y abajo) que aparecerán en cada campo agregado en la parte derecha.
3.Flujo de autorización
3.1 Tipo de autorización
En este paso podrás elegir a los involucrados que deban de autorizar este tipo de procesos, además que los podrás elegir si deseas que sea por empleado, puesto, grupo y más.
3.2 Seleccionar al involucrado de la autorización
Cuando hayas seleccionado el tipo de involucrado en la autorización, podrás seleccionar de la lista desplegable a la persona según lo que elijas para autorizar.
En este paso al igual que el paso de campos de formulario, podrás decidir en qué orden se muestre con las flechas que aparecerán en la parte derecha.
Al terminar podrás dar clic en “Agregar autorización” para guardar.
4.Permisos de solicitud
En este paso podrás configurar que grupos pueden solicitar el formato/solicitud de autorización. Si aún no has realizado ningún grupo puedes regresar al apartado “3. Grupos” y configurarlo.
Al terminar podrás dar clic en “Agregar grupo” para guardar.
5.Motivos de rechazo
En este paso podrás describir posibles motivos de rechazo para que la persona responsable de autorizar pueda seleccionar de manera rápida los motivos el por cuál se puede rechazar, al terminar podrás dar clic en “Agregar motivo de rechazo” para guardar.
6.Notificación de autorización
En este paso podrás agregar correos adicionales para notificar que el proceso de autorización ha sido aprobado, esto sirve para cuando necesites que tus responsables detonen otro paso en el proceso.
Al finalizar esta configuración deberás de dar clic en “Agregar formato” para guardar los cambios que hayas realizado.
7.2 Plantilla
Si decides iniciar un formato desde “Plantilla” al dar clic en este botón te aparecerán las plantillas pre-cargadas, que si las seleccionas podrás encontrar todos los pasos anteriores pre-configurados, pero que podrás personalizar o eliminar si así lo decides.
8.Reportes
En este apartado podrás visualizar y descargar en CSV de los siguientes reportes con los datos que se generen desde las solicitudes de autorización.
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